De inscripciones por formulario de Google y cuotas en efectivo a un sistema que gestiona 1.200 alumnos, pagos y cursadas — sin perseguir a nadie por WhatsApp
Cómo una academia de capacitación dejó de perseguir alumnos por pagos y planillas, y unificó todo en un sistema hecho a medida.
El punto de partida
Una academia de capacitación con 1.200 alumnos activos, 30 cursos simultáneos y docentes que dictan en distintos horarios. Las inscripciones se tomaban por formulario de Google. Los pagos, en efectivo o transferencia sin sistema. La asistencia, en planillas por docente que nadie consolidaba.
Cuando un alumno preguntaba si había pagado o qué módulos le quedaban, la respuesta tardaba porque había que buscar en tres lugares distintos.
Lo que los frenaba
Inscripciones sin trazabilidad
No había forma rápida de saber quién estaba activo. Todo dependía de cruzar formularios con planillas.
Cuotas sin registrar o sin cobrar
Pagos que se cobraban sin registrar, o que directamente no se cobraban. Plata que se perdía sin saberlo.
Asistencia dispersa por docente
Cada docente llevaba su planilla. No había vista consolidada ni forma de saber quién faltaba regularmente.
WhatsApp sin criterio ni historial
Comunicación con alumnos por WhatsApp, sin registro, sin historial, sin forma de saber qué se había respondido.
Lo que construimos
Un sistema que gestiona 1.200 alumnos sin planillas — y le devuelve tiempo al equipo de administración.
Portal del alumno
El alumno ve sus cursos, módulos, asistencia y estado de pagos — todo en un solo lugar
Gestión de inscripciones y cuotas
Con alertas automáticas de vencimiento — el sistema avisa antes de que la cuota se atrase
Módulo de asistencia digital
El docente registra desde el celular, la academia ve el consolidado en tiempo real
Comunicaciones automáticas
Recordatorios de pago, avisos de clase, certificados al finalizar — sin intervención manual
Timeline del proyecto
Portal del alumno
Cada alumno accede a sus cursos, módulos, asistencia y estado de pagos en un solo lugar
Lo que cambió
Antes perseguíamos a los alumnos por el pago. Ahora el sistema manda el aviso y ellos pagan solos.
¿Tu academia sigue corriendo detrás de los pagos y las planillas?
Tomamos 2 proyectos por trimestre. Si esto resuena, tiene sentido hablarlo.
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